海外の取引先から英語のメールが届いたときや、海外製品のマニュアルを確認したいときに、翻訳ツールを使う機会はかなり増えています。
以前であれば、翻訳ソフトを使っても不自然な日本語になったり、意味を取り違えたりすることが多く、最終的には人がかなり手直しする必要がありました。
その中で、最近よく使われているのがDeepLです。
DeepLは、AIを使った翻訳サービスで、日本語から英語、英語から日本語だけでなく、さまざまな言語の翻訳に対応しています。ビジネスメール、資料、マニュアル、Webサイトの文章など、業務で使う文章の翻訳にも使いやすいサービスです。
ただし、便利だからといって、会社の情報や顧客情報を何でもそのまま入力してよいわけではありません。
この記事では、DeepLでできること、ChatGPTとの違い、中小企業が業務で使うときの注意点について、実務目線で整理します。
DeepLとは
DeepLは、AIを使って文章を別の言語に翻訳するサービスです。
たとえば、日本語の文章を英語にしたり、英語のメールを日本語にしたり、海外製品の資料を日本語で確認したりできます。
単純に単語を置き換えるだけではなく、文章全体の流れを見ながら、自然な表現に近づけて翻訳してくれるのが特徴です。
特にビジネス文書では、直訳っぽい文章になると相手に伝わりにくくなります。DeepLは、比較的自然な文章になりやすいため、英語が得意ではない方でも、海外とのやり取りのハードルを下げやすいサービスです。
DeepLでできる主なこと
DeepLでは、通常のテキスト翻訳だけでなく、文書ファイルの翻訳や文章表現の改善なども行えます。
代表的な使い方は次の通りです。
| 機能 | 内容 |
|---|---|
| テキスト翻訳 | 入力した文章を別の言語に翻訳する |
| 文書翻訳 | Word、PDF、PowerPoint、Excelなどのファイルを翻訳する |
| 用語集 | 会社名、商品名、専門用語などの訳語を固定する |
| DeepL Write | 英文などの文章表現を整える |
| DeepL API | 自社システムやWebサービスに翻訳機能を組み込む |
| DeepL Voice | 会議や会話などの音声翻訳に使う |
普段の業務で一番使いやすいのは、メールや文章の翻訳です。
たとえば、海外メーカーのサポート窓口に問い合わせるとき、最初から英語で文章を作るのは大変です。その場合、日本語で伝えたい内容を書いてDeepLで英訳し、その後に少し表現を整えるだけでも、かなり作業が楽になります。
また、海外製品のマニュアルや仕様書を読むときにも役立ちます。すべてを完璧に訳すというより、まず全体の意味を早くつかむために使うと効果的です。
DeepLの強み
DeepLの強みは、翻訳結果が比較的自然で読みやすいことです。
特に、英語の文章を日本語にするとき、以前の翻訳ツールでは「意味は分かるけれど、文章としては少し不自然」ということがよくありました。DeepLは、その点でかなり読みやすい文章になりやすく、ビジネスメールや資料の確認に使いやすい印象があります。
もう一つの強みは、用語集機能です。
会社名、商品名、サービス名、専門用語などは、翻訳のたびに訳し方が変わると困ります。たとえば「基幹システム」を毎回違う英語に訳してしまうと、資料全体の意味が分かりにくくなります。
用語集を使えば、特定の言葉に対して希望する訳語を登録できます。これにより、社内資料やWebサイト、製品説明などで表記をそろえやすくなります。
用語集を使うと便利な言葉の例
- 会社名
- 商品名
- サービス名
- 専門用語
- 業界特有の言い回し
中小企業であっても、海外取引や外国人スタッフ対応がある会社では、この用語の統一はかなり重要です。
無料版を業務で使うときの注意点
DeepLは無料でも使えます。
ちょっとした英文メールを確認したり、短い文章を翻訳したりするだけであれば、無料版でも十分役立ちます。
ただし、業務で使う場合は注意が必要です。
特に、次のような情報は、無料版の翻訳サービスへ安易に入力しないほうが安全です。
| 入力を避けたい情報 | 理由 |
|---|---|
| 顧客情報 | 個人名、会社名、連絡先などが含まれるため |
| 契約書 | 機密情報や法的な内容が含まれるため |
| 見積書 | 金額、取引条件、顧客名が含まれるため |
| 社内資料 | 経営情報や未公開情報が含まれる可能性があるため |
| システム仕様書 | 業務フローやセキュリティ情報が含まれるため |
もちろん、すべての翻訳サービスが危険という話ではありません。
問題は、「社内でルールを決めないまま、各社員が自由に機密情報を入力してしまうこと」です。
これはDeepLに限らず、ChatGPTなどの生成AIサービスでも同じです。便利なAIサービスほど、使い方のルールを決めておく必要があります。
DeepL Proを検討したほうがよいケース
業務で本格的にDeepLを使うなら、有料版のDeepL Proを検討したほうがよいケースがあります。
たとえば、次のような会社です。
| ケース | DeepL Proを検討したほうがよい理由 |
|---|---|
| 海外取引先とのやり取りが多い | メールや資料の翻訳頻度が高いため |
| 契約書や仕様書を扱う | セキュリティ面の確認が必要なため |
| 社内で複数人が使う | 利用者管理やルール化がしやすいため |
| 専門用語が多い | 用語集で訳語を統一しやすいため |
| 翻訳量が多い | 無料版では作業効率に限界が出るため |
特に、会社として継続的に使う場合は、「誰が使っているか」「どの情報を入力してよいか」「無料版を使ってよいか」を整理しておくことが大切です。
中小企業では、便利なサービスを現場判断で使い始めることがよくあります。最初はそれでよくても、顧客情報や契約情報を扱うようになると、後から問題になる可能性があります。
DeepLを業務で使うなら、まずは利用ルールを作ることをおすすめします。
ChatGPTとの違い
DeepLとChatGPTは、どちらもAIを使ったサービスですが、得意分野が違います。
DeepLは翻訳に特化しています。
そのため、「この日本語を自然な英語にしたい」「この英文を日本語で読みたい」という用途では、とても使いやすいです。
一方で、ChatGPTは翻訳だけでなく、文章の構成を考えたり、内容を要約したり、読者に合わせて表現を変えたりするのが得意です。
実務では、次のように使い分けるとよいでしょう。
| 作業内容 | 向いているツール |
|---|---|
| 英文メールを日本語にしたい | DeepL |
| 日本語メールを英語にしたい | DeepL |
| 翻訳後の文章を自然なビジネス文に整えたい | ChatGPT |
| 長い資料の要点を整理したい | ChatGPT |
| 英語サイトの内容を大まかに理解したい | DeepL / ChatGPT |
| 海外向けページの構成を考えたい | ChatGPT |
| 専門用語を統一して翻訳したい | DeepL Pro |
たとえば、海外取引先に送るメールであれば、まず日本語で内容を書き、DeepLで英語に翻訳します。その後、ChatGPTで「ビジネスメールとして自然か」「失礼な表現になっていないか」を確認する、という使い方もできます。
翻訳だけならDeepL、文章の整理や調整まで含めるならChatGPT、というイメージです。
中小企業での具体的な活用例
中小企業でDeepLを使う場面は、意外と多くあります。
たとえば、海外メーカーの製品を扱っている会社では、マニュアルや仕様書が英語だけということがあります。そのまま読むのは大変ですが、DeepLを使えば、まず概要を把握しやすくなります。
また、海外の取引先とメールをする会社では、返信文の作成にも使えます。英語が得意な社員に毎回確認を依頼している場合、DeepLを使うことで、確認前の下書き作成がかなり楽になります。
外国人スタッフがいる会社では、社内ルールや作業手順書の翻訳にも使えます。ただし、安全に関わる内容や労務関係の重要文書は、翻訳結果をそのまま使わず、必ず人が確認する必要があります。
Webサイトを英語化したい場合にもDeepLは役立ちます。会社紹介、サービス紹介、よくある質問などの文章を英訳する際、最初のたたき台を作るには便利です。
ただし、Webサイトの場合は、単に日本語を英語に訳すだけでは不十分なこともあります。海外の読者に伝わる表現にするには、文化や商習慣に合わせた調整も必要です。
DeepLを使う前に決めておきたい社内ルール
DeepLを会社で使う場合は、次のようなルールを決めておくと安心です。
| ルール | 内容 |
|---|---|
| 入力してよい情報 | 一般的な文章、公開済み情報、個人情報を含まない文章など |
| 入力してはいけない情報 | 顧客情報、契約書、未公開資料、社外秘情報など |
| 有料版の利用範囲 | 業務で使う社員、部署、用途を決める |
| 最終確認者 | 重要な翻訳を誰が確認するか決める |
| 用語集の管理 | 会社名、サービス名、専門用語の訳語を統一する |
| ChatGPTとの使い分け | 翻訳はDeepL、文章調整はChatGPTなど役割を決める |
特に大切なのは、入力してよい情報と入力してはいけない情報を分けることです。
「個人情報は入れない」「契約書はそのまま入れない」「顧客名は伏せる」など、簡単なルールでもよいので、最初に決めておくだけでリスクを減らせます。
DeepLを使うときの注意点
DeepLは便利なサービスですが、翻訳結果を必ずしも完全に信用してよいわけではありません。
特に、次のような文書では注意が必要です。
| 文書の種類 | 注意点 |
|---|---|
| 契約書 | 法的な意味が変わる可能性がある |
| 見積書 | 金額や条件の誤訳に注意が必要 |
| 技術仕様書 | 専門用語の訳し間違いが起きる可能性がある |
| 医療・安全関連文書 | 誤訳が重大な影響につながる可能性がある |
| 顧客向け公式文書 | 会社の信用に関わるため確認が必要 |
DeepLの翻訳はかなり便利ですが、最終判断は人間が行う必要があります。
特に、契約や金額、納期、責任範囲に関わる文章は、翻訳結果をそのまま送らないほうが安全です。
重要文書は必ず確認が必要です
AI翻訳は、あくまで作業を効率化するための道具です。確認作業まで省略してよいわけではありません。
まとめ
DeepLは、翻訳業務を効率化するうえで非常に便利なAIサービスです。
英語メールの確認、海外製品マニュアルの翻訳、Webサイトの英語化、社内資料の多言語対応など、中小企業でも活用できる場面は多くあります。
一方で、会社で使う場合は、無料版に機密情報をそのまま入力しないこと、必要に応じてDeepL Proを検討すること、重要文書は必ず人が確認することが大切です。
DeepLは「英語が苦手な人の代わりにすべてを判断してくれるサービス」ではありません。
正しく使えば、翻訳にかかる時間を減らし、海外とのやり取りや英文資料の確認をかなり楽にしてくれる実用的なツールです。
中小企業で導入する場合は、まずは社内で利用ルールを決め、機密情報の扱いに注意しながら、メールや資料確認などの身近な業務から使い始めるのが現実的です。
