外出先や自宅から、会社のファイルや社内PCにアクセスしたいという相談は、中小企業でも増えています。
営業先から見積書を確認したい、現場から社内の共有フォルダを見たい、自宅で事務作業をしたい、出張先から会社のパソコンを操作したい。
このような場面では、外出先から社内環境へ安全にアクセスできる仕組みが必要になります。
ただし、リモートアクセスの方法を間違えると、不正アクセスや情報漏えい、ランサムウェア感染などのリスクにつながる可能性があります。
外出先から社内ファイルや社内PCにアクセスする方法には、主にVPN、リモートデスクトップ、クラウド活用があります。
それぞれにメリットと注意点があり、会社の規模、業務内容、利用人数、セキュリティ要件によって適した方法は異なります。
この記事では、中小企業が外出先から安全に業務を行うために、VPN・リモートデスクトップ・クラウド活用の違いと選び方をわかりやすく解説します。
外出先から社内へアクセスする方法は主に3つ
外出先から社内ファイルや社内PCにアクセスする方法は、大きく分けると次の3つです。
- VPNで社内ネットワークに接続する方法
- リモートデスクトップで社内PCを操作する方法
- クラウドストレージやクラウドサービスを利用する方法
これらは目的によって選び方が変わります。
社内の共有フォルダや業務システムへ接続したい場合はVPNがお勧めできます。
会社のパソコンに入っているソフトやデータをそのまま使いたい場合は、リモートデスクトップがお勧めできます。
ファイル共有や共同編集を中心に考えるなら、OneDrive、Google Drive、Dropboxなどのクラウド活用がお勧めできます。
重要なのは、便利さだけでなく、セキュリティ、管理のしやすさ、業務への影響まで考慮してから選ぶことです。
VPNとは
VPNとは、外出先のパソコンやスマートフォンから、会社のネットワークに安全に接続するための仕組みです。
VPNを使うと、外部から社内ネットワークに接続し、社内の共有フォルダ、NAS、業務システム、サーバーなどにアクセスできるようになります。
たとえば次のような使い方が可能になります。
- 外出先から社内の共有フォルダを開く
- 自宅から社内サーバーに接続する
- 社内ネットワーク上にある業務システムを利用する
- 外出先から社内のプリンタやNASにアクセスする
VPNは、社内ネットワークに直接接続できるためとても便利です。
ただし、社内ネットワークに入る入口を外部に用意することになるため、設定や管理を誤ると大きなリスクになります。
VPNのメリット
VPNのメリットは、社内ネットワークにある既存のファイルやシステムを、外部から利用しやすくなることです。
クラウド化していない業務システムや、社内NAS、共有フォルダを利用している会社では、VPNが魅力的な選択肢になります。
VPNの主なメリットは次の通りです。
- 既存の社内ファイルや業務システムを利用しやすい
- クラウド化していない環境でも使える
- 社内ネットワークに近い操作感で利用できる
- 利用者を限定すれば安全性を高めやすい
- 業務内容によっては導入コストを抑えられる
特に、社内にしかない業務ソフトや共有フォルダを使う必要がある場合は、VPNがお勧めできます。
VPNの注意点
VPNはとても便利ですが、セキュリティ対策が非常に重要です。
VPN機器やVPNサービスに脆弱性が残っていたり、パスワードだけで接続できる状態だったりすると、不正アクセスの入口になる可能性があります。
特に注意したいポイントは次の通りです。
- VPN機器やルーターのファームウェアを更新しているか
- 初期パスワードや弱いパスワードを使っていないか
- 多要素認証を設定できるか
- 不要なユーザーアカウントが残っていないか
- 退職者のVPNアカウントを削除しているか
- 接続ログを確認できるか
- 利用端末を制限できるか
VPNは「つながればよい」ではなく、「誰が、どの端末から、どの範囲にアクセスできるか」を管理することが重要です。
また、VPNを使うと外出先の端末から社内ネットワークへ接続できるため、外出先の端末がウイルス感染している場合、社内環境まで影響が出てしまうリスクもあります。
そのため、VPNを利用する端末側のセキュリティ対策も重要になります。
リモートデスクトップとは
リモートデスクトップとは、外出先のパソコンから会社のパソコンを遠隔操作する方法です。
会社のパソコンの画面を外出先に表示し、キーボードやマウスで操作するイメージです。
リモートデスクトップを使うと、会社のパソコンに入っているソフトやデータを、外出先からそのまま使えるようになります。
たとえば、次のような使い方が可能になります。
- 会社のパソコンに入っている業務ソフトを自宅から操作する
- 社内パソコンのExcelや専用ソフトを使う
- 外出先から会社パソコンのデスクトップを確認する
- 社内のネットワーク環境にあるファイルを会社のパソコンで開く
リモートデスクトップは、データを外出先のパソコンへ直接持ち出さずに作業しやすい点がメリットです。
ただし、インターネット上に直接リモートデスクトップを公開するのは大変危険です。
リモートデスクトップのメリット
リモートデスクトップのメリットは、会社のパソコン環境をそのまま使えることです。
特に、社内パソコンにしか入っていないソフトや設定があった場合、外出先の端末で同じ環境を作らなくても作業ができます。
主なメリットは次の通りです。
- 会社PCの環境をそのまま使える
- 専用ソフトや社内システムを利用しやすい
- データを外出先の端末へ保存しない運用が可能
- 操作に慣れている画面で作業できる
- テレワークや緊急時の業務継続に使いやすい
社内の業務ソフトがクラウド化されていない会社では、リモートデスクトップが現実的な選択肢になることがあります。
リモートデスクトップの注意点
リモートデスクトップはとても便利ですが、設定を誤ると不正アクセスの危険があります。
特に、Windowsのリモートデスクトップをインターネットへ直接公開する設定は大変危険です。
リモートデスクトップを安全に使うには、次のような対策が重要です。
- インターネット上へ直接RDPを公開しない
- VPNやリモートデスクトップゲートウェイを利用する
- 多要素認証を導入する
- 強固なパスワードを設定する
- 不要なユーザーの接続権限を削除する
- 定期的に接続ログを確認する
- 会社PCの電源管理を決める
- 外出先の端末にデータを保存しない
リモートデスクトップは、社内PCを直接操作できる大変便利な機能のひとつです。
そのため、便利さだけで導入せずにアクセス制限と認証強化を徹底しましょう。
クラウド活用とは
クラウド活用とは、社内ファイルや業務データをクラウドサービス上で管理し、外出先からインターネット経由で利用できるようにする方法です。
代表的なものとしては、OneDrive、SharePoint、Google Drive、Dropbox、Boxなどがあります。
クラウドを利用すると、会社のネットワークに直接接続しなくても、必要なファイルへアクセスできるようになります。
また、複数人でファイルを共有したり、共同編集したり、スマートフォンやタブレットから確認したりしやすくなります。
たとえば、次のような使い方が可能になります。
- 外出先から見積書や資料を確認する
- 社内メンバーとファイルを共有する
- 現場写真をクラウドへ保存する
- 取引先と必要なファイルだけ共有する
- パソコン故障時にデータを復旧しやすくする
ファイル共有が中心なら、VPNやリモートデスクトップよりもクラウドの方が使いやすい場合があります。
クラウド活用のメリット
クラウド活用のメリットは、外出先でもファイルを確認・共有しやすいことです。
社内ネットワークに直接入らなくても、必要なファイルへアクセスできるため、管理しやすい場合があります。
クラウド活用の主なメリットは次の通りです。
- 外出先からファイルを確認しやすい
- 複数人で共有・共同編集しやすい
- スマートフォンやタブレットでも利用しやすい
- 社内ネットワークへ直接入らなくてもファイルにアクセスできる
- アクセス権限をフォルダ単位で設定でき管理しやすい
- 端末故障時にもデータを復旧しやすい
特に、見積書、提案資料、現場写真、マニュアル、社内資料などを外出先から確認したい場合は、クラウド活用が便利です。
クラウド活用の注意点
クラウドは便利ですが、設定や運用を間違えると情報漏えいにつながる可能性があります。
特に、共有リンクやアクセス権限の管理には特に注意が必要です。
特に注意したいポイントは次の通りです。
- 誰がどのフォルダにアクセスできるか
- 社外の共有リンクが残ったままになっていないか
- 退職者のアカウントが残っていないか
- 個人のアカウントで業務ファイルを管理していないか
- 多要素認証を設定しているか
- ファイル削除した時に復元できるか
- バックアップや世代管理はきちんとできているか
クラウドは導入するだけで安全にはなりません。
社内でフォルダ構成、共有ルール、権限管理、退職者の対応、バックアップ方針などをあらかじめ決めておくことが重要です。
VPN・リモートデスクトップ・クラウドの違い
外部から社内への3つの接続方法は、それぞれ向いている用途が異なります。
| 方法 | 向いている用途 | 注意点 |
|---|---|---|
| VPN | 社内ネットワーク上の共有フォルダや業務システムを使いたい場合 | VPN機器の更新、多要素認証、アカウントの管理が必須 |
| リモートデスクトップ | 会社PCの環境や専用ソフトを外出先から使いたい場合 | インターネット上へ直接公開せず、認証と接続制限が必須 |
| クラウド活用 | ファイル共有や共同編集、外出先からの資料の確認を行いたい場合 | 共有リンク、アクセス権限、退職者のアカウントの管理が必須 |
| ゼロトラスト型リモートアクセス | ユーザーや端末を確認しながら、必要な社内リソースだけにアクセスさせたい場合 | アカウントの管理、多要素認証、端末管理、アクセス権限の設計が必須 |
この中でどれかひとつだけを選ぶ必要はありません。
会社の業務や用途に合わせて、クラウドあったものはクラウド活用し、社内PCが必要な作業はリモートデスクトップで、外部から社内システムへの接続が必要な場合はVPNというように、複数のツールを組み合わせて使用することもできます。
ゼロトラスト型リモートアクセスも選択肢として有効
外出先から社内環境へアクセスする方法として、従来型のVPNだけでなく、ゼロトラスト型のリモートアクセスサービスも選択肢になります。
ゼロトラスト型のリモートアクセスは、単に「会社のネットワークに入る」といった考え方ではなく、ユーザー、端末、アクセス先ごとに認証や権限を確認しながら接続する、特にセキュリティを重視した考え方です。
従来のVPNでは、接続後に社内ネットワークへ広くアクセスできてしまう設計になることがあります。
一方で、ゼロトラスト型のリモートアクセスは、必要な人が、必要な端末から、必要なシステムやファイルだけにアクセスできるように設計しやすい点が主な特徴です。
たとえば、社内の特定サーバー、社内Webシステム、管理画面、業務アプリ、社内PCなどに対して、利用者ごとにアクセス範囲を細かく制御することができます。
ただし、ゼロトラスト型のリモートアクセスも、導入するだけで自動的に安全になるわけではありません。
アカウント管理、多要素認証、端末管理、アクセス権限、退職者のアカウント削除、ログ確認などを適切に行う必要があります。
中小企業では、既存のVPNを使い続けるべきか、クラウド化を優先すべきか、ゼロトラスト型のリモートアクセスを検討すべきかを、導入前に業務内容と管理体制に合わせて判断することが重要です。
ゼロトラスト型の具体的なサービスや導入方法については、VPNやクラウド活用とは別に、整理して検討することをおすすめします。
中小企業でクラウド活用を優先した方がいい場合
中小企業では、管理のしやすさを優先すると、まずはクラウド活用を検討した方がいい場合があります。
理由は、VPNやリモートデスクトップは社内ネットワークや社内PCへの入口を作るため、設定や管理の負担が大きくなりやすいからです。
一方、クラウドサービスは、あらかじめ多要素認証、アクセス権限、共有リンク管理、ログ確認などの機能が用意されているものも多く、導入時に正しく設定すれば管理しやすい面があります。
たとえば、外出先から確認したいものが見積書、資料、現場写真、マニュアル程度であれば、クラウドストレージを用意するだけで十分です。
逆に、社内PCにしか入っていない専用ソフトを操作しなければならない場合は、リモートデスクトップの検討が必要になります。
社内サーバーやNAS、特定の業務システムにアクセスする必要がある場合は、VPNやゼロトラスト型のリモートアクセスの導入検討が必要になります。
安全なリモートアクセスに必要な基本対策
どの方法を選ぶ場合でも、外出先から社内情報にアクセスする場合は、基本的なセキュリティ対策が必須です。
特に確認しておきたいのは次の項目です。
- 多要素認証を設定する
- 強固なパスワードを使う
- 退職者の不要なアカウントを削除する
- 利用できる端末を制限する
- 利用端末にセキュリティソフトを導入する
- OSやソフトを定期的に更新する
- 接続ログやアクセス履歴を定期的に確認する
- 外出先端末に重要なデータを保存しない
- 端末紛失時の対応手順を決めておく
- バックアップを定期的に確認する
外出先から社内のネットワークにアクセスできるということは、社外からアクセスできる入口が増えることになります。
そのため、利便性とセキュリティのバランスを考えることが特に重要です。
外出先で使用する端末の管理も重要
リモートアクセスを安全に運用するためには、社内だけでなく、外出先で使う端末の管理も重要になります。
外出先のパソコンやスマートフォンのセキュリティが十分でなければ、会社の情報が漏洩してしまう可能性があります。
特に確認しておきたいポイントは次の通りです。
- 会社からの支給端末か個人の端末かを明確にする
- 画面ロック機能を設定しておく
- 端末の紛失時に遠隔ロックや削除ができるようにしておく
- 公共Wi-Fi利用時のルールを決めておく
- 業務データを端末に保存しない運用にする
- 家族や第三者が端末を使えないようにする
特に個人の端末を業務で利用する場合は、会社としてどこまで許可するかをあらかじめ決めておく必要があります。
便利だからといって、個人のスマートフォンや私物のパソコンから、自由に社内のデータへアクセスできる状態は大変危険です。
リモートアクセス導入前に確認しておきたいこと
外出先から社内ファイルや社内PCにアクセスできるようにする前に、まず次の点を確認しましょう。
- 誰が外出先からアクセスするのか
- 何にアクセスする必要があるのか
- ファイルだけでよいのか、社内PCを操作しなければならないのか
- 社内システムやNASにも接続する必要があるのか
- 利用端末は会社の支給か個人の端末か
- 利用時間や利用場所を制限するべきか
- 退職者や異動者のアクセス停止手順はあるか
- 外出先でトラブル発生時に相談先は決まっているか
これらを確認せずにツールを導入してしまうと、後から管理するのが非常に難しくなります。
まずは業務上必要なアクセス範囲を決めて、それに合った接続方法を選ぶことが重要です。
会社に合った接続方法の選び方
会社に合った接続方法を選ぶには、次のように考えると整理しやすくなります。
ファイル共有が中心ならクラウド
外出先から確認したいものが、資料、見積書、現場写真、マニュアル、共有書類などであれば、クラウドストレージがお勧めできます。
フォルダ構成とアクセス権限を整理すれば、比較的管理しやすくなります。
会社PCの専用ソフトを使いたいならリモートデスクトップ
社内PCにしか入っていない業務ソフトや特殊な設定を使う必要がある場合は、リモートデスクトップがお勧めできます。
ただし、インターネット上へ直接公開せず、安全な接続方法を選ぶことが重要です。
社内ネットワーク全体に接続したいならVPN
社内サーバー、NAS、業務システムなどに直接アクセスする必要がある場合は、VPNがお勧めできます。
ただし、VPNは社内ネットワークへの入口になるため、更新管理、多要素認証、アカウント管理、接続ログの確認が特に重要です。
必要な社内リソースだけに接続したいならゼロトラスト型
社内ネットワーク全体ではなく、特定のシステムや特定の端末だけに安全に接続したい場合は、ゼロトラスト型のリモートアクセスがお勧めできます。
ただし、こちらもアカウント管理、端末管理、権限設計が重要になるため、導入目的と管理体制を整理したうえで導入を検討しましょう。
よくある失敗例
リモートアクセスでは、次のような失敗がよくあります。
- リモートデスクトップをインターネット上に直接公開してしまう
- VPN機器のファームウェアを更新していない
- 退職者のアカウントが残っている
- 共有リンクを誰でも見られる設定にしてしまう
- 個人端末から自由に社内ファイルへアクセスできる
- 多要素認証を設定していない
- トラブル発生時の相談先が決まっていない
- 定期的にバックアップが取れていない
リモートアクセスは、とても便利な反面で設定のミスが大きなリスクにつながります。
導入時だけでなく、運用後も定期的な設定確認と見直しが重要です。
まとめ
外出先から社内ファイルや社内PCにアクセスする方法には、主にVPN、リモートデスクトップ、クラウド活用があります。
VPNは社内ネットワークへ接続したい場合に適していますが、VPN機器の更新や多要素認証、アカウント管理が重要です。
リモートデスクトップは会社PCの環境をそのまま使いたい場合に大変便利ですが、インターネット上へ直接公開せず、安全な接続方法を選ぶことが重要です。
クラウド活用はファイル共有や共同編集に適していますが、共有リンクやアクセス権限、退職者のアカウント管理が重要です。
最近では、従来型のVPNだけでなく、ゼロトラスト型のリモートアクセスも選べるようになってきています。
中小企業では、まずは何にアクセスしたいのかを整理して、ファイル共有だけでよいのか、社内PC操作が必要なのか、社内ネットワーク接続が必要なのかを切り分けることが重要です。
便利さだけで選ばず、セキュリティ対策、運用面の負担、利用者の管理、定期的なバックアップまで含めて、自社に合った方法を選びましょう。
IT顧問のITAでは、安全なリモートアクセス環境の構築を支援しています
IT顧問のITAでは、八王子市を中心に、中小企業・小規模事業所様のIT環境を継続的にサポートしています。
「外出先から社内ファイルに安全にアクセスしたい」
「VPNやリモートデスクトップのどれを選べばよいかわからない」
「クラウドストレージの権限設定や共有ルールを整理したい」
「社内にIT担当者がいないため、安全なリモートアクセス環境の構築について相談したい」
このようなお悩みがありましたら、お気軽にご相談ください。
VPN、リモートデスクトップ、クラウドストレージ、アカウント管理、多要素認証、バックアップ、セキュリティ対策まで、会社の規模や運用状況に合わせて無理のない形で支援いたします。
