社内マニュアル、会議資料、PDF、議事録、Webページ、提案書など、 業務で扱う資料が増えると、必要な情報を探すだけでも時間がかかります。
「資料はあるはずなのに、どこに書いてあったかわからない」
「長いPDFを読む時間がない」
「会議メモやマニュアルを要約したい」
「社内資料をもとに質問できるAIがほしい」
このような場面で活用しやすいAIツールが、Googleの NotebookLM です。
NotebookLMは、登録した資料をもとに要約や質問応答、内容整理を行えるAIツールです。 一般的なAIチャットと違い、あらかじめアップロードした資料や指定したソースをもとに回答しやすい点が特徴です。
この記事では、NotebookLMとは何か、中小企業の業務でどのように活用できるのか、 そして利用時に注意したいポイントをわかりやすく解説します。
NotebookLMとは
NotebookLMは、Googleが提供しているAIリサーチ・資料整理ツールです。
PDF、Googleドキュメント、Webページなどの資料を読み込ませ、その内容をもとに質問したり、 要約したり、重要なポイントを整理したりできます。
たとえば、長い資料をNotebookLMに読み込ませて、 「この資料の要点をまとめて」 「注意すべき点を教えて」 「お客様向けにわかりやすく説明して」 といった形で質問できます。
通常のAIチャットでは、AIが持っている知識をもとに回答することが多いですが、 NotebookLMでは、自分が追加した資料を中心に扱えるため、 社内資料や業務文書の整理に使いやすいのが特徴です。
NotebookLMでできること
NotebookLMでは、登録した資料をもとにさまざまな作業ができます。
代表的な使い方は次の通りです。
- 資料の要約
- 資料内容に関する質問応答
- 重要ポイントの整理
- FAQの作成
- 社内マニュアルの下書き作成
- 会議資料や議事録の整理
- 複数資料の比較
- 学習用メモや解説文の作成
- 音声概要の作成
Google公式では、NotebookLMのAudio Overview機能により、 ソース内容をもとにした音声形式の概要を作成できることも案内されています。
文章を読む時間がない場合や、移動中に資料の内容を確認したい場合には、 音声で概要を聞ける機能も便利です。
中小企業でNotebookLMが役立つ場面
1. 長いPDFや資料の要点整理
取引先から届いた資料、メーカーのマニュアル、補助金や制度の説明資料などは、 ページ数が多く、読むだけで時間がかかることがあります。
NotebookLMを使えば、資料を読み込ませたうえで、要点や注意点を整理しやすくなります。
たとえば、次のような指示ができます。
- この資料の重要ポイントを箇条書きでまとめて
- 中小企業に関係する部分だけを整理して
- 注意すべき期限や条件を抜き出して
- 初心者にもわかるように説明して
すべてを最初から読む前に、全体像をつかむ用途として便利です。
2. 社内マニュアルの整理
中小企業では、業務手順が担当者の頭の中にあり、マニュアル化されていないことがあります。
既存のメモ、手順書、チャット履歴、会議資料などを整理し、NotebookLMで要点をまとめることで、 社内マニュアル作成のたたき台にしやすくなります。
たとえば、パソコンの初期設定手順、請求処理、問い合わせ対応、社内ルールなどを整理するときに役立ちます。
ただし、AIが作成した文章はそのまま使うのではなく、実際の業務に合っているか人が確認することが大切です。
3. 会議メモや議事録の活用
会議メモや打ち合わせ記録をNotebookLMに入れることで、 決定事項、未対応事項、担当者ごとのタスクなどを整理しやすくなります。
たとえば、次のような使い方ができます。
- この議事録から決定事項を抜き出して
- 次回までの宿題を整理して
- 担当者ごとのタスクに分けて
- お客様へ送る報告文に整えて
会議後の整理時間を短縮し、情報共有の漏れを減らす効果が期待できます。
4. 社内ナレッジの検索・確認
社内には、過去の対応履歴、マニュアル、設定資料、契約情報、FAQなど、 業務に役立つ情報が分散していることがあります。
NotebookLMに関連資料をまとめて登録しておくと、 必要な情報を質問形式で探しやすくなります。
たとえば、 「この機器の設定手順はどこに書いてあるか」 「過去に同じトラブルへどう対応したか」 「このサービスの注意点は何か」 といった確認に役立ちます。
社内にIT担当者がいない会社では、情報の属人化を減らすきっかけにもなります。
5. ブログ記事やお知らせ文の材料整理
公式資料や複数の参考資料をもとに、ブログ記事やお知らせ文を作るときにもNotebookLMは役立ちます。
ただし、外部へ公開する文章を作る場合は、著作権や引用、正確性に注意が必要です。
NotebookLMで資料の要点を整理し、そのうえで自社の言葉に直して記事を作ると、 内容の整理がしやすくなります。
NotebookLMと通常のAIチャットの違い
NotebookLMと通常のAIチャットは、どちらもAIに質問できる点では似ています。
しかし、使い方には違いがあります。
- 通常のAIチャット：幅広い相談や文章作成に向いている
- NotebookLM：登録した資料をもとにした要約・確認・整理に向いている
たとえば、メール文面の作成や一般的なアイデア出しにはChatGPTなどのAIチャットが使いやすい場合があります。
一方で、社内資料、PDF、マニュアル、会議資料などをもとに質問したい場合は、 NotebookLMの方が向いている場面があります。
つまり、NotebookLMは 「資料を読ませて、その資料について質問するAI」 と考えるとわかりやすいでしょう。
NotebookLMを使うメリット
1. 資料を読む時間を短縮できる
長い資料をすべて読む前に、要点や重要箇所を確認できます。
これにより、読むべき箇所の優先順位をつけやすくなります。
2. 情報を整理しやすくなる
複数の資料から共通点や注意点を整理できるため、 情報が散らかっている状態を改善しやすくなります。
3. 社内共有しやすい形にまとめやすい
難しい資料を、社内向けの説明文やFAQ、チェックリストに変換することで、 従業員にも共有しやすくなります。
4. AIの回答根拠を確認しやすい
NotebookLMは登録した資料をもとに回答するため、 回答の根拠となる情報を確認しながら使いやすい点が特徴です。
ただし、AIの回答は必ず正しいとは限らないため、重要な判断では元資料の確認が必要です。
NotebookLMを業務で使うときの注意点
1. 機密情報や個人情報を安易に入れない
NotebookLMに限らず、AIツールに会社の重要情報を入力する場合は注意が必要です。
顧客情報、従業員情報、契約内容、見積金額、パスワード、社内システム情報などは、 安易に入力しないようにしましょう。
業務利用する場合は、会社として利用ルールを決め、 どの資料を入れてよいか、どの資料は入れてはいけないかを明確にすることが大切です。
2. AIの要約をそのまま信じない
AIによる要約は便利ですが、必ず正確とは限りません。
特に、法律、制度、契約、金額、セキュリティ、医療、金融などの重要な内容については、 AIの回答だけで判断しないようにしましょう。
重要な内容は、必ず元資料を確認することが必要です。
3. 著作権や利用規約に注意する
外部資料やWebページの内容をもとに文章を作成する場合は、 著作権や引用ルールにも注意が必要です。
AIがまとめた文章であっても、元資料の内容をそのまま利用してよいとは限りません。
ブログ記事や提案書など外部公開する内容では、自社の表現に直し、必要に応じて出典を明記しましょう。
4. 会社として利用ルールを決める
従業員が個人判断でNotebookLMに社内資料を入れてしまうと、情報管理上のリスクが生じる可能性があります。
会社として、以下のようなルールを決めておくと安心です。
- 業務で利用してよいAIサービスを決める
- 入力してよい情報・入力してはいけない情報を決める
- 個人情報や機密情報の扱いを明確にする
- AIの回答は人が確認してから使う
- 外部公開する文章は必ず確認する
中小企業でのおすすめ活用例
中小企業では、最初から複雑な使い方をする必要はありません。
まずは、比較的リスクが低く、効果を実感しやすい用途から試すのがおすすめです。
- 公開資料やマニュアルの要約
- 社内ルールの整理
- 業務手順書のたたき台作成
- 会議メモの整理
- FAQの作成
- ブログ記事の構成整理
- 従業員向け説明文の作成
特に、社内マニュアルやFAQの整備に使うと、 担当者しか知らない情報を共有しやすくなります。
IT担当者がいない会社では、パソコン設定、クラウドサービスの使い方、セキュリティルールなどを整理する用途にも向いています。
まとめ
NotebookLMは、Googleが提供する資料整理・要約・質問応答に役立つAIツールです。
登録した資料をもとに、要点整理、質問応答、FAQ作成、マニュアル整理、会議メモの活用などができます。
中小企業では、長いPDFの確認、社内マニュアル作成、議事録整理、情報共有、ナレッジ管理などに活用しやすいでしょう。
一方で、機密情報や個人情報を安易に入力しないこと、AIの回答をそのまま信じないこと、 会社として利用ルールを決めることが大切です。
NotebookLMは、正しく使えば社内資料の整理や情報共有に役立つ便利なAIツールです。
まずは公開資料や社内向けの一般的な資料から試し、自社に合った使い方を見つけていくことをおすすめします。
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